Ujawnienie odejścia pracownika a dobra osobiste – NSA potwierdza: nie doszło do naruszenia

Czy informowanie zespołu o odejściu pracownika może naruszać jego dobra osobiste lub przepisy o ochronie danych? Sprawa, która trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, pokazuje, gdzie kończy się uzasadniony interes pracodawcy, a zaczyna ryzyko prawne. W artykule omawiamy najnowszy wyrok NSA, który rozwiewa wątpliwości w tym zakresie.

Stan faktyczny

Sprawa dotyczy pracownika, który zrezygnował z pracy w spółce z o.o. W związku z tym jego przełożony wysłał mail do pracowników działu informujący, że pracownik odchodzi z firmy oraz poprosił o dostosowanie grafiku pracy. W mailu znalazło się imię i nazwisko pracownika oraz stwierdzenie, że „nie podjął wyzwania”. Wiadomość trafiła również przypadkowo do klienta spółki.

Pracownik złożył skargę do Prezesa UODO, zarzucając naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych oraz dobra osobiste. Prezes UODO stwierdził naruszenie polegające na udostępnieniu danych osobie nieuprawnionej, ale ograniczył się do udzielenia spółce upomnienia. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę. Sprawa trafiła do NSA w wyniku skargi kasacyjnej pracownika.

Rozstrzygnięcia NSA

Wyrokiem z 29 maja 2025 r. (III OSK 1018/22) NSA oddalił skargę kasacyjną pracownika, potwierdzając, że:

• Ujawnienie imienia i nazwiska pracownika oraz informacji o odejściu z pracy wobec współpracowników jest zgodne z prawem, gdyż służy realizacji uzasadnionego interesu pracodawcy – zapewnienia ciągłości pracy i ustalenia grafiku;
• Przekazanie tej informacji klientowi spółki było naruszeniem, ale miało charakter incydentalny, a spółka niezwłocznie podjęła działania naprawcze (wezwanie do usunięcia maila),
• Nie doszło do naruszenia dóbr osobistych pracownika – stwierdzenie „nie podjął wyzwania” nie wykraczało poza stwierdzenie faktu i nie miało charakteru pejoratywnego.

Uzasadnienie NSA

NSA potwierdził, że pracodawca ma prawo informować zespół o odejściu pracownika. Taka informacja (imię, nazwisko, przyczyna odejścia) mieści się w granicach „niezbędnego przetwarzania danych” i jest uzasadniona interesem organizacyjnym.

NSA wskazał, że w przypadku ujawnienia danych osobie nieuprawnionej nie doszło do wysokiego ryzyka naruszenia praw i wolności osoby, co wykluczało obowiązek zawiadomienia pracownika. Zwrócono uwagę na fakt, że wiadomość została usunięta, a od incydentu upłynęło kilka lat bez negatywnych konsekwencji dla skarżącego.

W odniesieniu do zarzutu naruszenia dóbr osobistych, NSA zauważył, że nie był to przedmiot sprawy administracyjnej, lecz ewentualnego postępowania cywilnego. Jednak mimo to Sąd wyraźnie wskazał, że przekazane informacje nie miały charakteru oceniającego ani zniesławiającego.

Znaczenie wyroku

Wyrok NSA z 29 maja 2025 r. (III OSK 1018/22) potwierdza, że:

• Pracodawca może informować innych pracowników o odejściu osoby z zespołu,
• Taka informacja, o ile ogranicza się do podstawowych danych (imię, nazwisko, fakt odejścia), nie narusza ani przepisów o ochronie danych, ani dóbr osobistych,
• Incydentalne naruszenie zasad nie musi skutkować karą pieniężną, jeśli administrator zareagował odpowiedzialnie i proporcjonalnie.

Podsumowanie

NSA wyznaczył jasne granice pomiędzy uprawnieniami informacyjnymi pracodawcy a ochroną danych osobowych. Pracodawca działający w granicach rozsądku i potrzeb organizacyjnych może informować o odejściu pracownika bez obawy o naruszenie prawa. Wyrok ten stanowi istotną wskazówkę zarówno dla pracodawców, jak i dla osób odpowiedzialnych za ochronę danych w organizacjach.