Nowelizacja Kodeksu pracy – praca zdalna

W dobie epidemii COVID-19 okazało się jak ogromne znaczenie dla pracowników i pracodawców ma praca zdalna. Przez długi czas Ustawodawca nie wprowadzał żadnych szczegółowych rozwiązań dotyczących tego systemu pracy. W dniu 27 stycznia 2023 r. Prezydent RP podpisał jednak ustawę z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Jest to nowelizacja, która wprowadza przepisy w zakresie kontroli trzeźwości pracowników oraz reguluje właśnie pracę zdalną. Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z wyjątkiem przepisów o pracy zdalnej, które wchodzą w życie w terminie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Poniżej przedstawiamy ogólne podsumowanie wybranych aspektów nowych regulacji odnośnie pracy zdalnej.

Ogólne informacje o regulacji pracy zdalnej

Praca zdalna została uregulowana w nowym dodanym „Rozdziale IIc” Kodeksu pracy. Przepisy tego rozdziału stasuje się także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę (np. stosunku powołania.

Przede wszystkim należy podkreślić, że warunkiem dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Praca może być wykonywania zdalnie zarówno całkowicie, jak i częściowo.

Podstawy pracy zdalnej

Podstawą pracy zdalnej może być: a) uzgodnienie, b) polecenie lub c) wniosek pracownika o dopuszczenie do wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie.

• Uzgodnienie pracy zdalnej

Podstawą wykonywania pracy w trybie zdalnym może być uzgodnienie pracodawcy i pracownika, do którego może dojść zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie stosuje się w takim przypadku przepisu art. 29 § 4 k.p.k., określającego, iż zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Istnieją także przypadki, kiedy pracodawca obowiązany jest uwzględnić wniosek pracownika o wykonywania pracy zdalnej. Obejmują one:

– pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, tj. zaświadczenia o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329);

– pracownika – rodzica a) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, lub b) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 oraz z 2022 r. poz. 655 i 1079) – oba przypadki a) i b) obejmują także dzieci po ukończeniu 18. roku życia

–              pracownicy w ciąży;

–              pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;

–              pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Nieuwzględnienie wniosku o pracę zdalną w ww. przypadkach jest możliwe tylko w przypadkach, gdy nie pozwala na to organizację pracy lub rodzaj pracy.   O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

• Polecenie pracy zdalnej

Pracodawca może także wydać pracownikowi polecenie pracy zdalnej:

–              w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;

–              w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Warunkiem wydania polecenia jest uzyskanie uprzedniego oświadczenia pracownika, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie może być złożone w formie papierowej lub elektronicznej. Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być w każdym czasie cofnięte z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Trzeba też zaznaczyć, że jeśli pracownik poinformuje pracodawcę o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywania pracy zdalnej, pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

• Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna może być także wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Uregulowanie zasad pracy zdalnej w danym zakładzie pracy

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeśli uzgodnienie treści porozumienia z wszystkim zakładowymi organizacjami związkowymi nie jest możliwe, pracodawca powinien uzgodnić treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każdy zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeśli jednak pracodawcy nie uda się zawrzeć porozumienia ani ze wszystkimi ani z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeśli natomiast u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Nadto z art. 67²⁰ § 5 znowelizowanego Kodeksu pracy jednoznacznie wynika, że wykonywania pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie doszło do zawarcia porozumienia ze związkami lub przedstawicielami pracowników, jak również gdy nie został wydany ww. regulamin. W takim przypadku zasady wykonywania pracy zdalnej określany są w poleceniu wydawanym przez pracodawcę albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną

Pracodawca zobowiązany jest:

–              zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

–              zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

–              pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2, regulaminie, art. 67²⁰ § 3 i 4, poleceniu, art. 67¹⁹ § 3, albo porozumieniu określonym w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie;

–              zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Alternatywą wobec obowiązku zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jest ustalenie ekwiwalentu pieniężnego należnego pracownikowi. Istnieje także możliwość ustalenia ryczałtu na rzecz pracownika, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Istotne jest, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą: zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik, w postaci papierowej lub elektronicznej, potwierdza, zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Warunkiem dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Kontrola pracownika

Pracodawca ma możliwość przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika – w porozumieniu z pracownikiem i w godzinach wykonywania pracy. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Przedmiotem kontroli mogą być bezpieczeństwo i higiena pracy oraz wymogi w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych.

Pełny tekst ustawy znajdziesz tu .